Oleh: Agus Susanto*)
SAAT ini kita semua sedang menghitung hari menuju 2023. Tahun baru merupakan momentum bersama evaluasi dari seluruh kegiatan yang dilakukan organisasi. Apakah tujuan yang dicanangkan telah berhasil dilakukan sesuai target yang direncakan, ataukah ada hal-hal lain yang justru masih jauh dari rencana yang disepakati.
Dalam perspektif organisasi (dalam hal ini perusahaan atau lembaga) adalah keharusan melakukan evaluasi atas kinerja. Keberhasilan pencapaian merupakan hasil kinerja bersama seluruh civitas organisasi atau perusahaan, sedangkan performa yang belum sesuai target merupakan tantangan bagaimana dan strategi apa yang harus kita lakukan mencapai titik yang sudah ditentukan. Hal ini tentu tidak instan dilakukan, perlu usaha, kerja sama, kebersamaan dan rangakain proses agar menjadi lebih baik.
Tahun 2023, tahun pascapandemi Covid-19 menjadi tahun penuh harapan. Walaupun tidak menutup kemungkinan ada kegelisahan apakah tahun depan kondisi lebih baik? Kita tidak bisa memastikan apakah kondisi makro sudah lebih baik. Isu resesi yang semakin santer, tidak kalah mengerikan ketika kita berbicara tentang Vuca, volatility (perubahan sangat cepat), uncertainty (ketidakpastian), complexity (kompleksitas), dan ambiguity (ambiguitas).
Perubahan yang serbacepat, ketidakpastian, kompleksitas dan ambiguitas menjadi tantangan bersama bagaimana kita beradaptasi dengan kondisi ini. Era saat ini, bagaimana pimpinan organisasi memandu organisasi berurusan dengan turbulensi dan upaya mengkarakterisasi karyawan dapat menangani lebih baik perubahan atau ketidakpastian.
Karakter yang dimiliki berkaitan dengan kompetensi seperti menangani keadaan darurat atau krisis, mempelajari alat atau teknologi baru, mengatasi stres secara efektif dan lainnya. Organisasi dapat melakukan kombinasi memahami situasi baru bersama dengan norma-norma yang mendukung interaksi dan perbedaan pendapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
Bagaimana organisasi beradaptasi? Karl Weick sebagai pencetus Teori Pengorganisasian mengatakan, bahwa organisasi dibuat melalui aktivitas komunikasi. Ketika orang menjalani interaksi sehari-hari, aktivitas mereka menciptakan organisasi. Perilaku saling terkait, karena perilaku satu orang bergantung pada perilaku orang lain.
Pengorganisasian adalah a sense making process. Interaksi pengorganisasian dan proses pembuatan makna mengurangi ketidakpastian informasi. Istilah Weick untuk ketidakpastian, kerumitan, ambiguitas, dan kurangnya prediktabilitas adalah equivocality/ketidakjelasan.
Proses yang berkelanjutan, komunikasi efektif dan transparansi internal dan relevan faktor eksternal menjadi sangat penting, karena organisasi bergumul dengan komunikasi dari bawah ke atas, pimpinan memainkan peran penting membantu organisasi memahami kejadian dan situasi yang ada dalam organisasi.
Proses menghilangkan kompleksitas dan ketidakjelasan menurut teori ini merupakan proses evolusioner yang terdiri dari tiga bagian (enactment, selection, and retention).
Pertama, pemberlakuan, yakni definisi dari situasi mendaftarkan keberadaan informasi samar- samar dari luar. Anggota organisasi memperhatikan rangsangan tertentu dan menghilangkan kemungkinan masalah lainnya; mengakui bahwa ada ambiguitas. Saat menerima tugas menangani masalah dalam organisasi, berfokus pada satu masalah (yang disebut Weick sebagai bracketing). Ini menghilangkan beberapa ketidakpastian dari masalah yang bisa diatasi. Prioritas mengatasi masalah dilakukan sesuai gradasi masalah yang ada dalam organisasi.
Kedua, seleksi, anggota organisasi menerima beberapa informasi yang relevan dan menolak informasi lainnya. Seleksi mempersempit lapangan, mengeliminasi alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi. Misalnya, dalam menangani masalah pemberitaan di media, kita harus melakukan press conference untuk memberikan klarifikasi sementara tugas lain yang berkaitan dengan pelayanan tetap harus jalan namun kita memberikan perhatian lebih banyak pada pemberitaan di media.
Ketiga, retensi, yaitu hal-hal tertentu disimpan dan digunakan di masa mendatang. Informasi yang disimpan diintegrasikan dalam regulasi organisasi. Catatan atau laporan kegiatan menjadi acuan dalam menangani masalah organisasi.
Proses selanjutnya, anggota organisasi dihadapkan pada titik pilihan. Mereka harus memutuskan apakah akan melihat kembali lingkungan dengan cara baru dan melanjutkan proses retensi-pemilihan-perlakuan. Satu kelompok berkonsentrasi pada salah satu faktor, kelompok lain mungkin sedang mengerjakan faktor kedua. Mereka melembagakan proses, yang menjadi kegiatan rutin.
Dalam organisasi tindakan anggota diatur oleh aturan yang memandu pilihan rutinitas digunakan menyelesaikan suatu proses. Tahun depan tentunya kita berharap seluruh aktivitas bisnis, kondisi ekonomi, kesehatan, peluang dan tantangan dapat terealisasi dengan baik.
Model teori pengorganisasian bisa menjadi rujukan dalam tubuh organisasi sesuai resolusi yang telap ditetapkan. (*)
*) Mahasiswa Doktoral Ilmu Komunikasi FISIP UNS 2022 Editor : Tri Wahyu Cahyono