RADARSOLO.COM - Microsoft Excel memiliki berbagai fitur yang membantu pengguna mengolah data dengan lebih cepat, salah satunya dropdown list.
Fitur ini memungkinkan pengguna memilih data dari daftar yang sudah disiapkan tanpa perlu mengetik ulang setiap kali mengisi tabel.
Dropdown sangat berguna untuk pekerjaan administrasi, pencatatan kehadiran, pendataan barang, hingga laporan keuangan. Misalnya, saat membuat tabel absensi, pengguna dapat menyediakan pilihan Hadir, Izin, Sakit, dan Alpa. Dengan begitu, pengisian data menjadi lebih konsisten dan risiko kesalahan penulisan dapat dikurangi.
Baca Juga: Trik Cepat Merapikan Bab Skripsi di Word, Sekali Klik Langsung Rapi!
Selain mempercepat pekerjaan, dropdown juga membantu menjaga keseragaman data. Tanpa fitur ini, seseorang mungkin menulis status kehadiran dengan istilah berbeda, seperti "Hadir", "hadir", atau "Hdr". Perbedaan penulisan tersebut dapat menyulitkan proses penyaringan dan penghitungan data.
Lantas, bagaimana cara membuat dropdown di Excel? Berikut langkah-langkahnya.
Cara Membuat Dropdown di Excel
Untuk membuat dropdown, pengguna dapat memanfaatkan fitur Data Validation yang tersedia pada tab Data. Fitur ini digunakan untuk mengatur jenis data yang boleh dimasukkan ke dalam sel, termasuk membatasi pilihan berdasarkan daftar tertentu.
Baca Juga: Nggak Perlu Aplikasi Tambahan! Begini Cara Bikin Daftar Pustaka di Microsoft Word
Berikut langkah-langkah membuatnya.
1. Siapkan daftar pilihan
Buka Microsoft Excel dan buat tabel yang akan digunakan. Sebagai contoh, jika ingin membuat tabel absensi, siapkan kolom bernama "Nama" dan "Status Kehadiran".
Pilihan status dapat berupa Hadir, Izin, Sakit, dan Alpa. Daftar tersebut bisa diketik langsung saat mengatur dropdown atau ditempatkan terlebih dahulu pada kolom terpisah.
2. Pilih sel yang akan diberi dropdown
Klik sel tempat pilihan akan ditampilkan. Jika dropdown ingin diterapkan pada banyak baris sekaligus, blok seluruh sel tujuan.
Misalnya, jika kolom status berada di kolom B, mulai dari B2 hingga B20, blok rentang tersebut agar setiap sel memiliki daftar pilihan yang sama.
3. Buka menu Data Validation
Setelah memilih sel, klik tab Data pada bagian atas Excel. Kemudian, pilih Data Validation.
Pada beberapa versi Excel, tombol ini berada di kelompok menu Data Tools. Klik tombol tersebut untuk membuka jendela pengaturan validasi data.
4. Pilih jenis List
Di jendela Data Validation, buka tab Settings. Pada bagian Allow, pilih List.
Pilihan ini berfungsi membatasi isi sel berdasarkan daftar yang sudah ditentukan. Setelah memilih List, kolom Source akan digunakan untuk menentukan sumber pilihan dropdown.
Pastikan opsi In-cell dropdown dicentang agar tanda panah pilihan muncul langsung di dalam sel.
5. Masukkan pilihan dropdown
Ada dua cara untuk memasukkan daftar pilihan.
Cara pertama, ketik pilihan langsung pada kolom Source. Sebagai contoh, masukkan Hadir, Izin, Sakit, Alpa. Pemisah antarpilihan dapat bergantung pada pengaturan regional Excel. Jika daftar tidak terbaca dengan benar, coba gunakan titik koma sebagai pemisah.
Cara kedua, gunakan rentang sel yang berisi daftar pilihan. Misalnya, jika daftar status sudah ditulis di E1 hingga E4, masukkan referensi pada kolom Source.
Cara kedua lebih praktis jika daftar pilihan cukup panjang atau sering diperbarui. Pengguna cukup mengubah isi daftar sumber tanpa harus mengetik ulang seluruh pilihan di pengaturan dropdown.
6. Simpan pengaturan
Setelah semua pilihan dimasukkan, klik OK. Dropdown kini tersedia pada sel yang dipilih.
Untuk menggunakannya, klik sel tersebut, kemudian tekan tanda panah yang muncul. Pilih salah satu opsi yang tersedia. Data akan langsung masuk ke dalam sel tanpa perlu mengetik secara manual.
Cara Membuat Dropdown di Banyak Sel Sekaligus
Jika tabel memiliki banyak baris, pengguna tidak perlu membuat dropdown satu per satu. Excel memungkinkan pengaturan diterapkan pada beberapa sel sekaligus.
Caranya, blok seluruh rentang sel yang ingin diberi dropdown sebelum membuka menu Data Validation. Setelah itu, pilih List, masukkan sumber pilihan, lalu klik OK.
Sebagai contoh, untuk tabel absensi dengan 100 peserta, pengguna dapat memblok sel B2 sampai B101. Setelah dropdown dibuat, seluruh sel dalam rentang tersebut akan memiliki daftar pilihan yang sama.
Jika dropdown sudah dibuat pada satu sel, pengguna juga dapat menyalin sel tersebut dan menempelkannya ke sel lain. Namun, pastikan sumber daftar tetap mengacu pada rentang yang benar, terutama jika menggunakan referensi sel.
Cara Mengubah atau Menambah Pilihan Dropdown
Daftar pilihan tidak harus selalu sama. Jika ada perubahan kebutuhan, pengguna bisa menambah, menghapus, atau mengganti opsi yang tersedia.
Jika pilihan diketik langsung pada kolom Source, klik sel dropdown, buka Data > Data Validation, kemudian ubah daftar pada kolom tersebut. Setelah selesai, klik OK untuk menyimpan perubahan.
Sementara itu, jika sumber dropdown berasal dari rentang sel, pengguna cukup mengubah daftar pada rentang tersebut. Misalnya, untuk menambahkan status "Terlambat", tuliskan opsi baru di bawah daftar yang sudah ada.
Perlu diperhatikan bahwa jika rentang sumber hanya mencakup E1 sampai E4, pilihan baru di E5 belum tentu otomatis muncul. Pengguna perlu memperluas rentang sumber atau menggunakan rentang dinamis agar opsi tambahan dapat terakomodasi.
Editor : Annas Rohmanda Purbaningrum